張明是某院校教務(wù)處負(fù)責(zé)人，平時(shí)工作任務(wù)多、時(shí)間緊，不可能事事都開(kāi)會(huì)溝通。于是，張明常常采取微信溝通方式向?qū)W院其他部門布置工作，由于微信溝通具有局限性，不可能把工作任務(wù)說(shuō)清楚說(shuō)明白，常常導(dǎo)致各部門對(duì)工作任務(wù)理解出現(xiàn)較大分歧和爭(zhēng)議，造成許多矛盾和誤解，各部門對(duì)教務(wù)處意見(jiàn)很大。請(qǐng)你從管理溝通角度，設(shè)計(jì)并改進(jìn)張明的溝通方式，以提高部門間溝通的效率和效果。

2023-10-31 15:10

齊紅老師

職稱：注冊(cè)會(huì)計(jì)師；財(cái)稅講師

2023-10-31 15:12

從管理溝通的角度來(lái)看，張明可以采取以下方式來(lái)改進(jìn)他的溝通方式，以提高部門間的溝通效率和效果： 1.提前準(zhǔn)備：在**溝通之前，張明可以先準(zhǔn)備好需要傳達(dá)的信息，包括工作任務(wù)的目標(biāo)、具體內(nèi)容、時(shí)間安排等，確保自己能夠清晰、準(zhǔn)確地表達(dá)出自己的意思。 2.確定溝通目標(biāo)：在**溝通之前，張明需要明確自己的溝通目標(biāo)，即希望通過(guò)這次溝通達(dá)到什么效果。這樣可以幫助他更好地把握溝通的節(jié)奏和重點(diǎn)，避免溝通偏離主題。 3.了解受眾：在**溝通之前，張明需要了解接收信息的部門成員的背景、工作范圍和職責(zé)等信息，以便根據(jù)不同受眾的特點(diǎn)調(diào)整自己的溝通方式和語(yǔ)言。 4.使用多種溝通方式：為了更好地傳達(dá)工作任務(wù)，張明可以結(jié)合多種溝通方式，如面對(duì)面交流、電話溝通、郵件等，以便更好地滿足不同部門成員的需求。 5.鼓勵(lì)反饋：在**溝通中，張明可以鼓勵(lì)部門成員提出自己的問(wèn)題和建議，及時(shí)了解他們對(duì)工作任務(wù)的看法和建議，以便及時(shí)調(diào)整自己的溝通方式和方法。 6.確認(rèn)信息接收：在**溝通結(jié)束后，張明可以要求接收信息的部門成員進(jìn)行確認(rèn)，以確保他們已經(jīng)完全理解工作任務(wù)的要求和安排。 7.建立溝通規(guī)范：為了確保部門間的溝通有序進(jìn)行，張明可以與學(xué)院其他部門共同制定溝通規(guī)范，明確溝通的時(shí)間、地點(diǎn)、方式、語(yǔ)言等要求，以確保溝通的效率和效果。綜上所述，管理溝通是一門藝術(shù)，需要針對(duì)不同的情境和受眾采取不同的溝通方式和方法。對(duì)于張明來(lái)說(shuō)，改進(jìn)自己的溝通方式需要從多個(gè)方面入手，包括提前準(zhǔn)備、確定溝通目標(biāo)、了解受眾、使用多種溝通方式、鼓勵(lì)反饋、確認(rèn)信息接收和建立溝通規(guī)范等。只有這樣，才能更好地提高部門間溝通的效率和效果。