外貿(mào)進(jìn)出口企業(yè)財(cái)務(wù)管理制度 一、總則 （一）目的 為加強(qiáng)公司外貿(mào)進(jìn)出口業(yè)務(wù)的財(cái)務(wù)管理，規(guī)范財(cái)務(wù)行為，保障公司資產(chǎn)安全，提高資金使用效率，依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)及企業(yè)實(shí)際情況，特制定本制度。 （二）適用范圍 本制度適用于公司內(nèi)涉及外貿(mào)進(jìn)出口業(yè)務(wù)的所有部門及人員，涵蓋從采購、銷售到財(cái)務(wù)結(jié)算等全業(yè)務(wù)流程。 （三）基本原則 合法性：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)外貿(mào)、稅收、外匯管理等法律法規(guī)，確保財(cái)務(wù)活動合法合規(guī)。 準(zhǔn)確性：財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)記錄、核算和報(bào)告必須真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，如實(shí)反映公司外貿(mào)業(yè)務(wù)經(jīng)營狀況。 風(fēng)險(xiǎn)可控：建立健全財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)防范機(jī)制，對匯率風(fēng)險(xiǎn)、信用風(fēng)險(xiǎn)、資金風(fēng)險(xiǎn)等進(jìn)行有效監(jiān)控和管理。 效益性：通過合理的財(cái)務(wù)規(guī)劃和資源配置，降低成本，提高公司外貿(mào)業(yè)務(wù)的經(jīng)濟(jì)效益。 二、采購管理 （一）采購計(jì)劃 業(yè)務(wù)部門根據(jù)銷售訂單、市場預(yù)測及庫存狀況，編制詳細(xì)的采購計(jì)劃，明確采購商品的種類、數(shù)量、規(guī)格、預(yù)計(jì)采購時(shí)間及供應(yīng)商意向等信息。 采購計(jì)劃需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核，并報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。重大采購項(xiàng)目（如采購金額超過 [X] 萬元或?qū)緲I(yè)務(wù)有重大影響的采購）需經(jīng)總經(jīng)理辦公會審議通過。 采購計(jì)劃應(yīng)根據(jù)市場變化及時(shí)調(diào)整，調(diào)整后的計(jì)劃需按原審批流程重新報(bào)批。 （二）供應(yīng)商選擇與管理 采購部門負(fù)責(zé)對潛在供應(yīng)商進(jìn)行調(diào)查和評估，內(nèi)容包括但不限于供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽(yù)、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格、交貨期、售后服務(wù)等。 建立供應(yīng)商檔案，對供應(yīng)商的基本信息、合作記錄、評估結(jié)果等進(jìn)行詳細(xì)記錄和管理。定期對供應(yīng)商進(jìn)行考核，根據(jù)考核結(jié)果進(jìn)行分級管理，優(yōu)先選擇優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商合作。 對于首次合作的供應(yīng)商，原則上需進(jìn)行實(shí)地考察，考察小組由采購、質(zhì)量、財(cái)務(wù)等相關(guān)部門人員組成?？疾旌笮纬煽疾靾?bào)告，作為是否與該供應(yīng)商合作的重要依據(jù)。 （三）采購合同管理 采購合同必須采用書面形式，合同內(nèi)容應(yīng)包括但不限于商品名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、價(jià)格、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)、運(yùn)輸方式、付款方式、違約責(zé)任等條款。 采購合同簽訂前，需經(jīng)法務(wù)部門審核，確保合同條款符合法律法規(guī)要求，防范合同風(fēng)險(xiǎn)。合同審核通過后，由授權(quán)代表簽字并加蓋公司合同專用章。 采購部門負(fù)責(zé)跟蹤采購合同的執(zhí)行情況，及時(shí)掌握供應(yīng)商的交貨進(jìn)度、商品質(zhì)量等信息。如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商未能按合同約定履行義務(wù)，應(yīng)及時(shí)采取措施，如要求供應(yīng)商整改、追究違約責(zé)任等，并及時(shí)通知財(cái)務(wù)部門。 （四）采購付款 采購付款需嚴(yán)格按照采購合同約定的付款方式和時(shí)間進(jìn)行。付款申請由采購部門提出，填寫《采購付款申請表》，并附上采購合同、驗(yàn)收報(bào)告、發(fā)票等相關(guān)憑證。 《采購付款申請表》需依次經(jīng)采購部門負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。財(cái)務(wù)部門審核付款申請時(shí)，重點(diǎn)審核合同執(zhí)行情況、發(fā)票真?zhèn)渭昂弦?guī)性、驗(yàn)收手續(xù)是否完備等。對于不符合付款條件的申請，財(cái)務(wù)部門有權(quán)拒絕支付。 對于預(yù)付款項(xiàng)，原則上需在采購合同中明確約定預(yù)付款比例、支付條件及后續(xù)款項(xiàng)的支付方式等。預(yù)付款支付后，采購部門應(yīng)跟蹤供應(yīng)商的履約情況，確保預(yù)付款的安全。 三、費(fèi)用報(bào)銷管理 （一）報(bào)銷范圍 與外貿(mào)進(jìn)出口業(yè)務(wù)直接相關(guān)的費(fèi)用，如國際運(yùn)輸費(fèi)、保險(xiǎn)費(fèi)、報(bào)關(guān)費(fèi)、檢驗(yàn)檢疫費(fèi)、倉儲費(fèi)等。 業(yè)務(wù)人員的差旅費(fèi)、住宿費(fèi)、餐飲費(fèi)、通訊費(fèi)等，需符合公司規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)和審批程序。 因業(yè)務(wù)需要發(fā)生的招待費(fèi)、會議費(fèi)等，需提前經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。 （二）報(bào)銷憑證 所有費(fèi)用報(bào)銷必須提供真實(shí)、合法、有效的原始憑證，如發(fā)票、收據(jù)、行程單等。發(fā)票抬頭必須為公司名稱，內(nèi)容應(yīng)與實(shí)際發(fā)生的費(fèi)用相符。 對于國際業(yè)務(wù)中無法取得發(fā)票的費(fèi)用，如部分境外運(yùn)輸費(fèi)、代理費(fèi)等，需提供相關(guān)合同、付款憑證及對方出具的收款證明等作為報(bào)銷依據(jù)。 原始憑證應(yīng)粘貼整齊，注明費(fèi)用明細(xì)、發(fā)生時(shí)間、地點(diǎn)等信息，并由報(bào)銷人簽字確認(rèn)。 （三）報(bào)銷流程 報(bào)銷人填寫《費(fèi)用報(bào)銷單》，將原始憑證粘貼在報(bào)銷單后，按照公司規(guī)定的審批流程進(jìn)行審批。 部門負(fù)責(zé)人對報(bào)銷費(fèi)用的真實(shí)性、合理性進(jìn)行審核，確認(rèn)費(fèi)用與業(yè)務(wù)相關(guān)且符合公司規(guī)定。 財(cái)務(wù)部門對報(bào)銷憑證的合法性、合規(guī)性進(jìn)行審核，包括發(fā)票真?zhèn)?、金額計(jì)算是否正確、報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)是否符合規(guī)定等。對于不符合要求的報(bào)銷申請，財(cái)務(wù)部門應(yīng)退回報(bào)銷人補(bǔ)充或更正。 經(jīng)財(cái)務(wù)部門審核通過后，報(bào)銷單提交公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后，財(cái)務(wù)部門按照公司規(guī)定的付款方式支付報(bào)銷款項(xiàng)。 （四）報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn) 差旅費(fèi)：根據(jù)公司規(guī)定的出差地區(qū)和級別，制定相應(yīng)的交通、住宿、餐飲補(bǔ)貼標(biāo)準(zhǔn)。超出標(biāo)準(zhǔn)的部分，需經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)特別審批。 招待費(fèi)：招待費(fèi)實(shí)行預(yù)算管理，根據(jù)業(yè)務(wù)需要和公司規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行控制。每次招待活動前，需填寫《招待費(fèi)申請單》，說明招待對象、事由、預(yù)計(jì)費(fèi)用等，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后方可進(jìn)行。 其他費(fèi)用：如通訊費(fèi)、會議費(fèi)等，按照公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)。 四、付款申請管理 （一）付款申請流程 付款申請由業(yè)務(wù)部門或相關(guān)費(fèi)用支出部門提出，填寫《付款申請表》，詳細(xì)說明付款事由、付款金額、收款方信息、付款方式等。 《付款申請表》需附上相關(guān)的合同、發(fā)票、驗(yàn)收報(bào)告等證明文件，如涉及預(yù)付款，還需提供預(yù)付款審批文件。 付款申請首先由部門負(fù)責(zé)人審核，確認(rèn)付款事項(xiàng)的真實(shí)性、合理性及相關(guān)手續(xù)的完備性。 財(cái)務(wù)部門對付款申請進(jìn)行復(fù)核，重點(diǎn)審核付款金額計(jì)算是否準(zhǔn)確、收款方信息是否正確、發(fā)票及相關(guān)憑證是否合規(guī)、付款是否符合公司財(cái)務(wù)制度和預(yù)算安排等。 經(jīng)財(cái)務(wù)部門復(fù)核通過后，付款申請?zhí)峤还痉止茴I(lǐng)導(dǎo)審批。對于重大付款事項(xiàng)（如付款金額超過 [X] 萬元），需經(jīng)總經(jīng)理審批。 審批通過的付款申請，財(cái)務(wù)部門按照規(guī)定的付款方式進(jìn)行支付，并及時(shí)記錄賬務(wù)。 （二）付款方式選擇 公司優(yōu)先選擇安全、便捷、成本較低的付款方式，如銀行轉(zhuǎn)賬、電匯等。對于小額費(fèi)用支付，可根據(jù)實(shí)際情況選擇現(xiàn)金支付或使用公司指定的支付工具。 在選擇付款方式時(shí)，需考慮匯率風(fēng)險(xiǎn)、手續(xù)費(fèi)等因素。對于涉及外幣支付的業(yè)務(wù)，應(yīng)根據(jù)外匯市場情況和公司外匯管理政策，合理選擇結(jié)算貨幣和付款時(shí)機(jī)，降低匯率風(fēng)險(xiǎn)。 （三）緊急付款處理 對于因業(yè)務(wù)緊急需要立即支付的款項(xiàng)，付款申請部門應(yīng)在《付款申請表》中注明緊急原因，并經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)特批。 財(cái)務(wù)部門在收到緊急付款申請后，應(yīng)優(yōu)先處理，確保款項(xiàng)及時(shí)支付。同時(shí)，需對緊急付款的必要性和真實(shí)性進(jìn)行事后審查。 五、印章管理 （一）印章種類及保管 公司涉及外貿(mào)進(jìn)出口業(yè)務(wù)的印章主要包括財(cái)務(wù)專用章、合同專用章、法人章等。 財(cái)務(wù)專用章由財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人或其指定專人保管，合同專用章由法務(wù)部門或其指定專人保管，法人章由公司法定代表人或其授權(quán)專人保管。印章保管人員應(yīng)具備良好的職業(yè)道德和責(zé)任心，嚴(yán)格遵守印章管理制度。 印章應(yīng)存放在專門的保險(xiǎn)柜或安全場所，確保印章的安全。印章使用后應(yīng)及時(shí)放回原處，不得隨意放置。 （二）印章使用審批 財(cái)務(wù)專用章用于財(cái)務(wù)結(jié)算、開具發(fā)票、銀行對賬等財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)。使用財(cái)務(wù)專用章需填寫《財(cái)務(wù)專用章使用申請表》，經(jīng)財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審批。對于重要的財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)，如大額資金支付、對外擔(dān)保等，還需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)或總經(jīng)理審批。 合同專用章用于簽訂外貿(mào)進(jìn)出口合同及相關(guān)協(xié)議。使用合同專用章需填寫《合同專用章使用申請表》，附上經(jīng)法務(wù)部門審核通過的合同草案，按照合同審批流程進(jìn)行審批。合同簽訂后，應(yīng)將合同原件及相關(guān)審批文件交至印章保管部門備案。 法人章用于公司對外文件簽署、授權(quán)委托等事項(xiàng)。使用法人章需填寫《法人章使用申請表》，經(jīng)公司法定代表人或其授權(quán)領(lǐng)導(dǎo)審批。 （三）印章使用登記 建立印章使用登記制度，對每一次印章使用情況進(jìn)行詳細(xì)記錄。登記內(nèi)容包括印章名稱、使用日期、使用事由、使用人、批準(zhǔn)人、蓋章文件名稱及份數(shù)等。 印章使用登記本應(yīng)由印章保管人員妥善保管，定期進(jìn)行整理和歸檔，保存期限不少于 [X] 年。 （四）印章外借管理 原則上印章不得外借。如因特殊情況確需外借，需填寫《印章外借申請表》，說明外借事由、外借期限、外借期間的保管責(zé)任人等，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)或總經(jīng)理審批。 印章外借期間，借用人應(yīng)嚴(yán)格按照審批用途使用印章，并確保印章的安全。歸還印章時(shí)，需由印章保管人員進(jìn)行檢查，確認(rèn)印章完好無損后辦理歸還手續(xù)。 （五）印章掛失與更換 如印章不慎丟失或被盜，印章保管人員應(yīng)立即向公司領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，并及時(shí)到公安機(jī)關(guān)報(bào)案。同時(shí)，在相關(guān)媒體上發(fā)布印章掛失聲明。 如需更換印章，由印章管理部門提出申請，說明更換原因，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，按照規(guī)定程序刻制新印章，并及時(shí)辦理印章備案手續(xù)。新印章啟用后，應(yīng)及時(shí)將舊印章交至公安機(jī)關(guān)或相關(guān)部門進(jìn)行銷毀。 六、附則 （一）制度解釋 本制度由公司財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)解釋和修訂。在執(zhí)行過程中，如遇特殊情況或?qū)χ贫葪l款有疑問，可由財(cái)務(wù)部會同相關(guān)部門進(jìn)行研究，并報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后執(zhí)行。 （二）制度生效 本制度自發(fā)布之日起生效。公司原有與外貿(mào)進(jìn)出口業(yè)務(wù)相關(guān)的財(cái)務(wù)管理制度與本制度不一致的，以本制度為準(zhǔn)。各部門及人員應(yīng)嚴(yán)格遵守本制度，如有違反，將按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。